Transform Logo


Standar Operasional Prosedur (SOP) Lembaga Transform


  1. Manajemen Kelembagaan
    1. Prosedur surat menyurat
    2. Prosedur pendokumentasian
    3. Prosedur penggadaan dan penggunaan alat dan fasilitas kantor
  2. Manajemen program
    1. Prosedur Perancanaan dan pelaporan program
    2. Prosedur Pendampingan lapangan
  3. Manajemen sumberdaya manusia
    1. Prosedur Rekrutmen staf dan non staf
    2. Prosedur kerja staf
    3. Prosedur pendelegasian tugas mewakili lembaga
    4. Prosedur penugasan staf dan non staf untuk kegiatan lain
    5. Perjalanan dinas staf dan non staf
    6. Prosedur Cuti staf dan non staf
    7. Prosedur pelibatan tenaga ahli

1. Manajemen Kelembagaan

  1. Prosedur surat menyurat
    1. Setiap kegiatan surat menyurat harus berlandaskan asas tertib administrasi, dibubuhkan nomor surat, perihal, lampiran surat jika ada, tujuan surat, tanggal surat dan dicatat dalam buku surat keluar.
    2. Surat-surat keluar yang berhubungan antar kelembagaan dan yang menyangkutdengan kebijakan lembaga ditandatangani oleh Direktur.
    3. Surat-surat untuk kelancaran tugas kelembagaan menyangkut dengan kepentingan internal dan hubungan internal kelembagaan dibuat oleh dan ditandatangani oleh Direktur.
    4. Setiap surat yang terkait dengan program dibuat oleh manager program rangkap dua, kemudian diusulkan kepada Direktur untuk ditandatangani.
    5. Setiap surat yang sudah ditandatangani oleh Direktur satu dikirim ke tujuan surat dan satu surat lainnya diarsipkan pada dokumen arsip surat keluar. 
    6. Setiap surat masuk diberikan kepada Direktur. Jika surat tersebut terkait dengan undangan maka Direktur dapat mendisposisikan surat masuk kepada pihak atau divisi-divisi yang dianggap relevan untuk menghadiri kegiatan tersebut dan surat masuk diarsipkan pada arsip surat masuk.
    7. Tugas surat menyurat dikelola dan menjadi tanggung jawab sekretaris.
  2. Prosedur Pendokumentasian
    1. Untuk keperluan database lembaga, file apapun menyangkut dengan lembaga, kliping koran, surat elektronik, laporan program, CD data, CD photo, CD film dan lainnya yang diperlukan sesuai dengan arah kebijakan lembaga wajib diarsipkan sesuai dengan prosedur kearsipan yang diberlakukan oleh lembaga.
    2. Setiap data yang diarsipkan wajib diberikan no registrasi dan katalog dan menjadi hak milik lembaga.
    3. Setiap buku dan laporan hanya boleh dipinjam dan dibawa pulang oleh Staf selama satu minggu dengan catatan mencatat dibuku pinjaman.
    4. Setiap orang yang bukan staf hanya boleh mengkopi buku dan laporan termasuk data lainya dan tidak dibenarkan membawa pulang.
    5. Berita yang terkait dengan visi dan misi lembaga yang bersumber dari koran wajib untuk dikliping.
    6. Pihak lain yang mengutif sumber data dari Transform diwajibkan untuk mencantumkan sumber data dimaksud.
    7. Buku-buku atau bahan publikasi dari Transform dapat diberikan kepada pihak lain secara gratis bila persedian masih cukup.
    8. Tugas pendokumentasian dikelola dan menjadi tanggung jawab Sekretaris
  3. Prosedur pengadaan dan penggunaan alatdan fasilitas kantor
    1. Pengadaan alat dan bahan
      1. Pengadaan alat-alat/bahan kantor dilandasi oleh kebutuhan yang mendesak dan harus melalui musyawarah antara Direktur dan staf.
      2. Pembelian alat-alat/bahan kantor harus dilakukan setidak-tidaknya oleh 2 orang, setelah melalui survei pada sekurang-kurangnya dua penyedia barang/penjual dan setiap pembelian diwajibkan ada bukti pembayaran otentik/orisinil.
      3. Setiap pembelian barang harus diberikan nomor registrasi inventaris sesuai dengan ketentuan lembaga.
    2. Penggunaan
      1.  Penggunaan alat-alat dan bahan (fasilitas) kantor diperuntukan untuk kelancaran pelaksanaan kerja lembaga dan program.
      2. Pemakaian fasilitas kantor berupa laptop, sepeda motor penggunaanya disertai dengan perjanjian oleh yang bersangkutan dengan Direktur.
      3. Pemakaian fasilitas sebagaimana pada point 2 pemeliharaannya menjadi tanggungjawab pemakai.
      4. Penggunaan fasilitas kantor berupa mobil diprioritaskan untuk keperluan kegiatan lembaga dan atas seijin tertulis Direktur.
      5. Pembiayaan operasional mobil untuk kebutuhan lembaga menjadi tanggung jawab lembaga.
      6. Penggunaan fasilitas kantor berupa mobil oleh staff diluar kepentingan lembaga dapat dibenarkan bila fasilitas dimaksud tidak sedang digunakan untuk kepentingan lembaga dan harus seijin tertulis Direktur.
      7. Prosedur penggunaan dan peminjaman fasilitas mobil diusulkan melalui skretaris.
      8. Biaya operasional, perawatan dan kebersihan pengunaan fasilitas mobil yang digunakan secara personal menjadi tanggung jawab peminjam.
      9. Fasilitas kantor dapat disewakan kepada pihak lain dan harus seijin Direktur.
      10. Fasilitas kantor dapat dipinjamkan kepada pihak lain dengan syarat ada konpensasi biaya untuk perawatan dan seijin Direktur.

2. Managemen Program

  1. Perencanaan dan Pelaporan program
    1. Setiap program harus dilengkapi dengan instrumen perencanaan program yang mencakup rencana umum, rencana aksi, dan rencana penggunaan keuangan.
    2. Penyusunan perencanaan program dan keuangan dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum pelaksanaan proyek.
    3. Penyusunan perencanaan program dilakukan oleh sekurang-kurangnya direktur, program manager, advisor dan bendahara.
    4. Hasil Perencanaan program harus dievaluasi sekurang-kurangnya setiap bulan sekali.
    5. Setiap hasil kegiatan harus dibuatkan pelaporan, pelaporan dimaksud meliputi; laporan bulanan, laporan 3 bulanan, laporan 6 bulanan dan laporan tahunan.
    6. Laporan bulanan dibuat oleh tenaga lapangan dan dikompilasi oleh program manager.
    7. Laporan 3 bulanan, laporan 6 bulanan dan laporan tahunan dibuat oleh program manajer dibantu oleh tenaga lapangan dan disempurnakan oleh advisor dan direktur.
    8. Penyampaian laporan kepada pihak lain ditanda tangani oleh direktur.
    9. Untuk menjamin kualitas serta konsistensi laporan maka perlu disusun format pelaporan.
    10. Untuk menjamin berlangsungnya program sebagaimana telah direncanakan maka dilakukan monitoring dan evaluasi oleh pihak internal dan atau pihak independen.
  2. Prosedur Pendampingan Lapangan
    1. Dalam setiap melakukan pelaksanaan kegiatan program perlu dilakukan persiapan sosial terlebih dahulu.
    2. Persiapan dimaksud meliputi, sosialisasi, diskusi, untuk membangun iklim yang kondusif dan menumbuhkan partisipasi dari warga yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
    3. Setiap tenaga pendamping harus menjaga prilaku, ucapan dan menghindari adanya  janji -janji yang dapat berpengaruh tidak baik terhadap pelaksanaan proyek dan keberlangsungan program dan lembaga.
    4. Setiap pendamping wajib menjaga kode etik yang sudah ditetapkan oleh lembaga.
    5. Setiap pendamping lapangan tidak diperkenankan meminta sesuatu dalam bentuk apapun kepada binaan dan mitra kerja.
    6. Setiap pendamping tidak diperkenankan melakukan usaha-usaha kegiatan lain tanpa seijin lembaga.

3. Manajemen SDM

  1. Prosedur rekrutmen staf dan non staf
    1. Yang dimaksud staf adalah orang yang bekerja secara terus menerus dilembaga sekurang-kurangnya satu tahun. Yang dimaksud non staf adalah orang yang bekerja paruh waktu atau masa kontrak kurang dari satu tahun.
    2. Setiap perekrutan staf dan non staf perlu diumumkan secara terbuka dapat dilakukan melalui salah satu media sebagai berikut; koran, radio, papan pengumuman dan edaran.
    3. Lembaga tidak diperkenankan melakukan diskriminasi SARA dalam perekrutan staf dan non staf.
    4. Komposisi perekrutan staf harus mempertimbangan keseimbangan gender.
    5. Perekrutan staf dan non staf sebagaimana diatur pada point satu diatas dapat dipadukan melalui referensi oleh pihak-pihak yang kredibel dan kompeten.
    6. Penentuan pemilihan calon staf dan non staf dilakukan melalui mekanisme seleksi dengan tahapan; seleksi administrasi, wawancara, dan praktek.
    7. Keputusan penentuan staf dan non staf dapat diumumkan melalui media publikasi dan atau surat edaran.
    8. Bagi staf dan non staf yang dinyatakan lulus akan diikat melalui surat perjanjian kerja.
    9. Isi perjanjian kerja sekurang-kurangnya memuat peran dan tugas, hak dan kewajiban, sanksi dan penghargaan.
    10. Staf dan non staf yang telah dinyatakan lulus sebelum pelaksanaan tugas diharuskan mengikuti orientasi tentang kelembagaanTransform.
  2. Prosedur kerja staf
    1. Setiap staf dan non staf baru bisa bekerja setelah mendapatkan dan menandatangani surat perjanjian kerja.
    2. Perpanjangan kontrak dapat dilakukan jika lembaga memandang masih membutuhkan tenaga yang bersangkutan.
    3. Keputusan Direktur untuk perpanjangan kontrak didasari dengan pertimbangan kualitas kerja, tanggungjawab dan rekomendasi dari manager program.
    4. Penempatan staf dan non staf sesuai dengan peran, tugas pokok dan fungsi.
    5. Setiap staf dan non staf wajib mematuhi aturan dan kode etik yang telah ditetapkan oleh lembaga.
    6. Setiap staf dan non staf berhak mendapatkan peningkatan kapasitas melalui kegiatan-kegiatan antara lain ; bimbingan teknis, pelatihan , studi banding, magang dan mengikuti kursus-kursus singkat yang pelaksanaannya disesuikan dengan kemampuan lembaga.
    7. Setiap staf dan non staf yang mendapatkan kesempatan mengikuti kegiatan peningkatan kapasitas wajib melakukan sharing pengetahuan dan pengalaman kepada staf dan non staf yang lain.
    8. Direktur dapat sewaktu-waktu melakukan penilaian kinerja staf dan staf ahli menyangkut dengan pelaksanaan program dan kinerja staf.
    9. Staf dan non staf pada 3 bulan pertama akan mendapatkan insentif sebesar 70% dari insentif atau honor yang tertera didalam kontrak.
    10. Hari kerja efektif lembaga adalah 5 hari kerja (hari senin sampai dengan hari Jum’at) 8 jam kerja setiap hari, masuk kerjamulai jam 09.00 sd 17.00 Wita. Sedangkan tenaga lapangan mulai jam kerjanya mengikuti aktivitas dimasyarakat.
    11. Staf dan non staf yang absen kerja berturut-turut selama 3 hari dan tanpa ada pemberitahuan serta  tidak sedang menjalankan tugas kelembagaan, maka diwajibkan untuk mengurus surat keterangan yang disertai dengan keterangan dokter bila yang bersangkutan sakit. Sedangkan untuk staf dan non staf yang absen kurang dari 3 hari cukup memberitahukan alasan ketidak hadirannya kepada bagian administrasi dan kemudian dituliskan di papan informasi lembaga.
    12. Direktur atas nama lembaga wajib menandatangani kontrak kerjasama dengan mitra.
    13. Kontrak kerja yang berhubungan dengan keterlibatan direktur dalam kegiatan proyek, dikukuhkan melalui Surat Pernyataan ditandatangani oleh direktur diatas materai 6.000, dan diketahui oleh sekretaris atau bendahara.
  3. Prosedur pendelegasian tugas mewakili lembaga 
    1. Pihak yang dapat diberikan delegasi tugas oleh direktur adalah staf dan non staf disesuaikan dengan kompetensinya.
    2. Pihak yang diberikan delegasi tugas sebagaimana dimaksud pada point satu harus menjaga nama baik lembaga.
    3. Staf atau non staf yang menerima delegasi tugas berkewajiban menyampaikan hasilnya kepada Direktur.
  4. Prosedur penugasan staf dan non staf untuk kegiatan lain 
    1. Setiap staf dan non staf diperkenankan untuk dilibatkan pada pekerjaan diluar tugas pokoknya selama tidak mengganggu pekerjaan utama.
    2. Dalam penentuan dan pelibatan staf dan non staf untuk kegiatan diluar pekerjaan pokok maka menggunakan prinsip keadilan dan pemerataan.
    3. Setiap staf dan non staf yang dilibatkan untuk kegiatan diluar tugas pokok harus seijin direktur.
    4. Setiap staf dan non staf yang dilibatkan untuk kegiatan diluar tugas pokok paling lama hanya dapat diberikan ijin selama-lamanya 2 minggu.
    5. Bagi staf dan non staf yang ditugaskan diluar tugas pokok maka dapat diberikan insentif yang besaranya ditentukan dengan musyawarah mufakat.
  5. Perjalanan dinas staf dan non staf
    1. Perjalanan dinas staf adalah perjalanan yang bertujuan untuk menjalankan tugas secara kelembagaan baik diwilayah Lombok, NTB dan luar NTB atas dasar persetujuan Direktur.
    2. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh staf adalah perjalanan untuk kegiatan: monitoring, evaluasi program, asistensi program/kegiatan, kegiatan studi banding, pengambilan data dilapangan (penelitian), menghadiri undangan mitra kerja.
    3. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh staf untuk menghadiri kegiatan mitra dimana mitra kerja telah menyediakan fasilitas transport dan akomodasi serta perdiem, maka tidak diperkenankan mengajukan anggaran perjalanan dinas.
    4. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh staf sebelum melakukan pelaksanaannya diwajibkan mengusulkan anggaran perjalanan dinas selambat-lambatnya 2 hari sebelum hari H.
    5. Anggaran Perjalanan dinas yang dibuat oleh staf diajukan kepada bagian keuangan untuk diverifikasi kesesuaiannya, kemudian bagian keuangan mengajukan kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan pencairan dana.
    6. Staf yang melakukan perjalanan dinas, maka selambat-lambatnya 3 hari setelah melakukan perjalanan dinas wajib membuat laporan penggunaan anggaran perjalanan dinas yang disertai dengan bukti-buktinya dan menyerahkannya kepada bagian keuangan untuk dilakukan verifikasi.
  6. Prosedur cuti staf dan non staf
    1. Setiap staf berhak mendapatkan cuti kerja.
    2. Staf berhak mendapatkan cuti kerja selama-lamanya 12 hari kerja dalam setahun.
    3. Cuti kerja bagi staf dan non staf perempuan yang melahirkan diberikan selama-lamanya 60 hari kerja.
    4. Dalam hal penggunaan hari cuti kerja maka akan diatur oleh lembaga berdasarkan hasil musyawarah mufakat dengan staf yang bersangkutan.
    5. Untuk mendapatkan cuti kerja, maka staf yang bersangkutan harus mengajukan usulan  cuti kerja secara tertulis dan kemudian disampaikan kepada bagian administrasi untuk diverifikasi dan selanjutkan diajukan kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan.
    6. Pengajuan surat permohonan cuti oleh staf selambat-lambatnya 5 hari sebelum cuti kerja dimulai.
    7. Ijin cuti kerja akan diinfomasikan kepada staf oleh bagian administrasi  selambat-lambatnya satu hari sebelum pelaksanaan hari cuti kerja. Apabila sampai H -1 bagian administrasi belum memberikan informasi kepada staf dan non staf, maka yang bersangkutan berhak menanyakan langsung kepada Direktur.
    8. Staf yang mendapatkan persetujuan cuti kerja karena alasan melahirkan, maka kepada yang bersangkutan akan dibayarkan gaji pokok saja yang besarkan disesuaikan dengan keadaan keuangan lembaga.
  7. Prosedur pelibatan tenaga ahli
    1. Tenaga Ahli adalah orang independen yang memiliki kapabilitas, kompentensi serta keahlian tertentu.
    2. Pelibatan tenaga ahli dalam kegiatan program diperlukan untuk mendapatkan masukan secara obyektif dan netral tentang pelaksanaan kegiatan ditingkat lapangan.
    3. Pelibatan tenaga ahli dalam pelaksanaan kegiatan pembiayaannya dibebankan kepada proyek masing-masing.
    4. Jenis pelibatan tenaga ahli untuk kegiatan: Konsultan, Pelatihan, Fasilitasi, Advisor, Penelitian, Monitoring dan Evaluasi.
    5. Tenaga ahli diikat dengan kontrak kerja.
    6. Tenaga ahli selambat-lambatnya dua hari sebelum melakukan pekerjaan sudah mendapatkan kontrak kerja dan setelah melakukan pekerjaan, selambat-lambatnya dua minggu harus sudah menyerahkan laporan hasil kegiatan lapangan dan diserahkan kepada bagian andministrasi.

Profil Lembaga

Pengalaman

Pengunjung

Flag Counter

MEMBAWA PERUBAHAN KEARAH YANG LEBIH BERMAKNA

© LEMBAGA TRANSFORM